BRESCIA – Sogno di ogni impiegato: mai più carta in ufficio

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Da più di vent’anni si parla di eliminare, o almeno ridurre, la carta dagli uffici, eppure i risultati sono sotto gli occhi di tutti: mail e documenti elettronici sono sempre più diffusi, ma le normative e le abitudini sono difficili da abbattere.  Il costo degli immobili e dello spazio fisico ha fatto il resto, tanto che numerose aziende, prevalentemente con documenti elettronici, delegano la conservazione fisica della documentazione cartacea equivalente a depositi gestiti da terzi.

stop cartaEppure, in materia di documenti elettronici, l’evoluzione normativa degli ultimi 10 mesi è stata straordinariamente notevole. Si pensi solo al Dpcm 22/2/2013, di attuazione del D.Lgs. 235/2010 e in vigore dal 5/6/2013, che fissa le nuove regole tecniche per le firme elettroniche avanzate, categoria nella quale rientrerebbero le firme grafometriche apposte sui tablet. Mancano solo le ultime precisazioni ma, al momento, solo gli atti immobiliari restano esclusi da questa normativa.

Questo scenario è destinato a cambiare  le abitudini e i processi aziendali: come nel caso del progetto DeliveRING di CredemTel, che ha esteso l’utilizzo della la firma elettronica per le operazioni di sportello in tutte le 540 filiali di Credem, o del progetto di quietanze elettroniche di Intesa Sanpaolo, il cui valore legale è riconosciuto dall’Agenzia delle Entrate.

A fine 2012 anche l’Italia ha recepito la Direttiva europea 2010/45/UE, che aggiorna la precedente 2006/112/CE in materia di scambio elettronico dei documenti e loro conservazione sostituiva. Dal 1° gennaio 2013 è stata “liberalizzata” la fattura elettronica, che s’intende emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico: dal semplice messaggio di posta elettronica con pdf allegato alla posta elettronica certificata (Pec), dal download web o ftp alla trasmissione integrata fra software gestionali contabili. Unico requisito richiesto per la validità della fattura elettronica è l’accettazione da parte del destinatario, che può avvenire in forma scritta ma anche con comportamenti concludenti, come la contabilizzazione o il pagamento della fattura. Inoltre, con la circolare 3/5/2013 n. 12/E l’Agenzia Entrate legittima la conservazione elettronica della fattura, fermo restante la piena leggibilità ed integrità del documento.

Infine l’avvio del Codice dell’amministrazione digitale (Cad), previsto dalla L. 244/2007 e attuato con D.M. Mef 55/2013, in base al quale fra il 2014 ed il 2015 tutte le Pubbliche amministrazioni dovranno accettare esclusivamente fatture ricevute elettronicamente, in formato xml e anche tramite intermediari, attraverso il Sistema di interscambio gestito da Sogei. Nei prossimi due anni, sulla spinta del risparmio di costi per la PA, verrà pesantemente spinta la completa dematerializzazione delle fatture attive e passive. Il Politecnico di Milano ha istituito l’Osservatorio sulla dematerializzazione e fatturazione elettronica, che ha stimato in 25 euro il costo medio della gestione tradizionale di una fattura, dall’emissione alla contabilizzazione da parte del destinatario (ripartito in ragione di 2/3 per chi riceve e 1/3 per chi trasmette).

Ovviamente il Fisco si darà da fare per usare la maggiore tracciabilità dei documenti elettronici ai fini dell’accertamento, ma i vantaggi gestionali che deriverebbero dal passaggio massiccio dagli archivi fisici agli archivi digitali è innegabile.

1 Commento

  1. Alla larga dalle firme elettroniche avanzate

    sono valide fino a quando un giudice le annulla, annullando tutte le pratiche effettuate con quel metodo.

    E’ solo un busines per alcune aziende ma non è una strada da seguire se non per cose che esauriscono l’effetto in poco tempo e non creano problemi di risarcimento quando verranno annullate

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